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Das Thema Buchhaltung ist für viele Unternehmer und Selbstständige im Handwerk ein leidiges Thema. Doch wer sich mit der Buchführung vertraut macht, bekommt einen idealen Blick über die wirtschaftliche Lage seines Betriebs!Buchhaltung für Handwerker: Die besten Tipps für einfache Bürokratie im Handwerk



1. Der wahre Nutzen der Buchhaltung

Stimmt, Buchhaltung macht vielen Handwerkern nur begrenzt Spaß. Dennoch wird sie viel zu oft als lästiges “Übel” angesehen, obwohl sie ein unglaublich wichtiger Arbeitsprozess ist, um jederzeit die finanzielle Lage Ihres Handwerksbetriebes im Auge zu behalten und um finanzielle Fort- oder Rückschritte messbar zu machen.

Deshalb unser erster Tipp: Wenn Sie mal wieder keine Lust auf Buchhaltung haben, erinnern Sie sich daran, warum Sie sie als unglaublich wichtige Aufgabe sehen sollten. Sie hilft Ihnen dabei jederzeit nachzuvollziehen, was mit dem Geld Ihrer Firma passiert, wie viel Gewinn oder Verlust Sie gemacht haben und zu erkennen, wann rechtzeitige finanzielle Handlungsschritte nötig sind.

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2. Ansprüche & Aufgaben der Buchhaltung

Laut § 239 im Handelsgesetzbuch und dem § 146 AO der Abgabenordnung ist die wichtigste Aufgabe der Buchhaltung, alle Geschäftsvorfälle innerhalb Ihrer Firma lückenlos, fortlaufend und in zeitlicher korrekter Abfolge zu erfassen bzw. zu buchen. Die dadurch entstehenden Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Angebote, Stornierungen oder auch Gutschriften müssen außerdem systematisch geordnet und aufbewahrt werden.

Besonders wichtig ist, dass sämtliche Buchungen für finanzielle Geschäftsvorgänge zeitnah und in fortlaufender Nummerierung mit den jeweiligen Belegen hinterlegt werden. Am Ende des Tages muss sich bei einer möglichen Steuerprüfung ein klarer roter Faden durch Ihre Buchhaltung bzw. durch alle Ihre steuerrechtlichen Dokumente ziehen.

Hinweis zu Rechnungen, Gutschriften, Angeboten und Stornierungen: Buchungsbelege haben Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Die gute Nachricht ist, dass lediglich die Belege des Jahresabschlusses (wie die Bilanz oder der Lagebericht) im Original aufbewahrt werden müssen. Für alle anderen Belege ist die digitale Aufbewahrung völlig ausreichend. Sie können sich also einen Haufen Papier, Ordner und Platz sparen, wenn Sie auf Digitalisierung setzen.



3. Tipps, um die Buchhaltung zu vereinfachen

Kommen wir nun von der Theorie in die Praxis. Passend dazu möchten wir Ihnen nun einige Tipps nennen, wie Sie die Buchhaltung vereinfachen und sich leichter in das Thema einarbeiten können.



Fragen Sie in Ihrem Bekannten-
& Kollegenkreis nach Unterstützung

Ein extrem wichtiger Tipp, der leider viel zu oft unterschätzt bzw. absichtlich nicht umgesetzt wird. Warum? Weil uns meist einer der beiden Gedanken durch den Kopf geistert:

  • “Ach, ich schaff das schon allein!”
  • “Ich will niemandem mit diesem trockenen Thema belästigen!”

Am Ende des Tages steht uns also entweder falscher Stolz oder das Gefühl, “lästig zu sein” im Weg. Es hindert uns daran, Menschen nach Unterstützung zu bitten, die sich bereits selbst mit dem gleichen Thema beschäftigt haben und eventuell weiterhelfen können.

Trauen Sie sich also ruhig zu, um Hilfe zu bitten. Bei Bekannten, Freunden oder Kollegen nach Unterstützung zu fragen ist überhaupt nichts Verwerfliches. Ganz im Gegenteil. Soziale Beziehungen sind genau dafür da!



Nutzen Sie ein digitales Programm für die Buchhaltung im Handwerk

In den letzten Jahren sind digitale Buchhaltungstools wie Pilze aus dem Boden geschossen. Achten Sie darauf, welche der Angebote für Handwerksbetriebe geeignet sind. Nutzen Sie ihr Netzwerk und fragen bei anderen Handwerksbetrieben nach Erfahrungen. Die Vorteile solcher Tools: 

  • Sie sind immer über das Internet zu erreichen und ihre Dokumente werden in einer Cloud gespeichert. Heißt: Sie können von jedem ihrer internetfähigen Geräte wie Smartphone, Tablet oder auch Laptop darauf zugreifen und müssen nicht extra an ihrem Arbeitsrechner sitzen, um die Buchhaltung zu erledigen.
  • Sie sind in der Regel sehr einfach verständlich und bieten bei Fragen einen schnellen Kundenservice an.
  • Sie automatisieren wichtige Dinge der Buchhaltung, die sonst extrem viel Zeit fressen würden. Zum Beispiel die Einnahmen-Überschussrechnung oder auch die Umsatzsteuervoranmeldung.
  • Sie bieten Zugänge für Steuerberater. Heißt: Ihr Steuerberater kann durch einen separaten Steuerberater-Login selbst auf alle benötigten Dokumente, die er zum Beispiel für die jährliche Steuererklärung braucht, zugreifen. Sie müssen Sie ihm nicht gesondert zusenden.
  • Sie können sämtliche Belege, Rechnungen, Stornierungen, Gutschriften, Angebote und auch Lieferscheine innerhalb weniger Klicks erstellen.
    Passend dazu haben wir das passende Seminar für Sie.

Nehmen Sie sich bewusst Zeit, um sich in die Themen Buchhaltung & Steuer einzuarbeiten

Sie werden nicht daran vorbei kommen, sich in die Themen Buchhaltung und Steuern einzuarbeiten. Zumindest sollten Sie sich ein grundlegendes Verständnis dieser Themen aneignen und die für Sie wichtigsten Regelungen auf dem Schirm haben. Das hilft zum einen in der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, gibt zum anderen aber auch ein Gefühl von Sicherheit. 

Um die wichtigsten Infos und Schritte für die Buchhaltung im Handwerk zu erlernen, empfehlen wir Ihnen, sich jeden Tag 30 Minuten Zeit zu blocken und sich bewusst auf dieses Thema zu konzentrieren. Am besten Morgens vor Beginn der Arbeit. Während dieser Zeit haben wir die meiste Energie und unser Gehirn ist am aufnahmefähigsten. 



Stellen Sie eine Fachkraft für die Buchhaltung ein

Sobald der Umsatz Ihres Betriebs im Laufe der Zeit steigt, lohnt es sich, eine Fachkraft einzustellen, die das Thema Buchhaltung gelernt hat und für Sie und ihren Handwerksbetrieb übernimmt. Im ersten Moment ist ein Mitarbeiter natürlich immer mit Kosten verbunden, im zweiten Moment kann eine passende Fachkraft allerdings deutlich mehr Umsatz ermöglichen. Zum besseren Verständnis ein kleines Beispiel:

Aktuell investieren Sie pro Woche 2 Stunden bzw. pro Monat 8 Stunden in die Buchhaltung für Handwerker. Also ein ganzer Arbeitstag, der “verloren” geht.
Sie entscheiden sich nun dazu, eine Fachkraft einzustellen, die die Buchhaltung für Sie übernimmt.
Nun haben Sie pro Monat 8 Stunden mehr Zeit, um einen oder mehrere neue Kundenaufträge an Land zu ziehen, die deutlich mehr Gewinn in die Kasse spülen.

Anhand dieses kurzen Beispiels erkennen Sie recht deutlich, dass es sich durchaus lohnen kann, einen Mitarbeiter für die Buchhaltung einzustellen. Vorausgesetzt, Sie haben bereits ein gewisses Grundkontingent an regelmäßigem Auftragsvolumen und können ihn am Ende des Tages auch bezahlen.



Buchen Sie ein Buchhaltungs-Seminar oder einen Online-Kurs

Eine weitere, äußerst spannende Möglichkeit, um sich sehr schnell das nötige Wissen zum Thema Buchhaltung im Handwerk anzueignen sind Seminare und Online-Kurse. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter, die sich genau darauf spezialisieren und Ihnen innerhalb weniger Tage jede Menge nützliche Infos zur Umsetzung an die Hand geben.

Sehr gute Seminare zu den Themen Buchhaltung, Bilanzierung und Rechnungswesen finden Sie zum Beispiel hier.



4. Häufige Fehler bei der Buchhaltung im Handwerk

Buchhaltung ohne Fehler ist wie Sommer ohne Regen: Wünschenswert, aber fast unmöglich. Seien Sie daher nicht zu streng mit sich selbst. Es ist völlig normal, dass sich immer mal wieder kleinere Fehler bei Buchungen, Bilanzierungen und Belegen einschleichen können. Solche Kleinigkeiten lassen sich allerdings schnell ausbessern und sind auch nicht weiter schlimm (solange sie von Ihnen selbst, ihrer Fachkraft oder dem Steuerberater erkannt werden). Allerdings gibt es auch einige größere Fehler, die Sie am besten von Anfang an vermeiden.



Nutzen Sie zwei getrennte Konten

Besonders bei kleineren Handwerksbetrieben laufen geschäftliche und private Finanzen oft auf ein gemeinsames Konto. Egal ob Sie ein 1-Mann-Betrieb sind oder nicht. Dafür gibt es zwei sehr wichtige Gründe, das nicht zu tun:

  • Zwei getrennte Konten (1 x privat, 1 x geschäftlich) schaffen einen viel besseren und schnelleren Überblick. Sie wissen dadurch ganz genau, wie liquide Sie sowohl im Betrieb als auch im Privatleben sind. Ein gemeinsames Konto ist dagegen extrem unübersichtlich, da sich private und geschäftliche Zahlungen und Einnahmen vermischen. Das führt automatisch zu Fehlern.
  • Ein extra Firmenkonto erleichtert es, die Rücklagen für die Steuerzahlung nicht aus dem Blick zu verlieren. Manche Firmenkonten bieten sogar extra “Steuertöpfe” an, in denen Sie die zu zahlenden Steuern zwischenlagern können. Dadurch wird die Gefahr deutlich minimiert, dass das Geld für das Finanzamt anderweitig ausgegeben wird.

Auf den letzten Drücker erledigen

Zugegeben, etwas “auf den letzten Drücker zu erledigen”, ist im ersten Moment kein Fehler. Allerdings baut man völlig automatisch deutlich schneller und häufiger Fehler ein, sobald eine Deadline beim Finanzamt in greifbare Nähe rückt und unnötiger Druck entsteht. 

Daher unser Tipp: Hören Sie auf Ihre Buchhaltung immer im letzten Moment zu erledigen. Das spart nicht nur Druck und Stress, sondern sorgt gleichzeitig für mehr Sicherheit. Planen Sie einfach fixe Termine pro Woche ein, die für die regelmäßige Buchhaltung gesetzt sind.  Mit einem fixen Termin werden Sie sich der Buchhaltung im Handwerk deutlich entspannter widmen können und gleichzeitig zufriedenstellender arbeiten.

Schmeißen Sie keine Dokumente weg

Wir hatten es ja bereits weiter oben erwähnt: Dokumente der Buchhaltung müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Warum? Weil jederzeit eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt in ihrem Handwerksbetrieb erfolgen kann. Bei einer Betriebsprüfung werden sämtliche Buchhaltungsdokumente, Kontostände und abgegebene Steuererklärungen genauestens auf Richtigkeit und korrekte Abrechnungen überprüft. Fehlen hier Belege, Gutschriften, Zahlungen oder andere Akten, kann es schnell zu unschönen Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt kommen - egal ob dahinter Absicht vermutet wird oder nicht. Die Folge können Steuernachzahlungen, Steuerschätzungen oder im schlimmsten Fall sogar eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung sein. 



Fazit zur Buchhaltung im Handwerk

Mit unseren Tipps werden Sie es schaffen, etwas mehr Leichtigkeit in das Thema zu bringen und sich deutlich schneller einzuarbeiten. Außerdem liegt die Entscheidung bei Ihnen: Wollen Sie sich jedes Mal aufs Neue über die Buchhaltung im Handwerk aufregen, sobald sie ansteht? Oder akzeptieren Sie sie als äußerst wichtigen betriebswirtschaftlichen Teil, der klaren finanziellen Überblick ermöglicht? Falls Sie sich für Letzteres entscheiden, wird Ihnen die Buchhaltung in Zukunft deutlich leichter fallen, da Sie den Blick auf die positiven Elemente der Bürokratie richten.

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