Das Thema Buchhaltung ist für viele Unternehmer:innen und Selbstständige im Handwerk ein leidiges Thema. Doch wer sich mit der Buchführung vertraut macht, bekommt einen idealen Blick über die wirtschaftliche Lage seines Betriebs!

Stimmt, Buchhaltung macht vielen Handwerkern und Handwerkerinnen nur begrenzt Spaß. Dennoch wird sie viel zu oft als lästiges “Übel” angesehen, obwohl sie ein unglaublich wichtiger Arbeitsprozess ist, um jederzeit die finanzielle Lage Ihres Handwerksbetriebes im Auge zu behalten und um finanzielle Fort- oder Rückschritte messbar zu machen.

Deshalb unser erster Tipp: Wenn Sie mal wieder keine Lust auf Buchhaltung haben, erinnern Sie sich daran, warum Sie sie als unglaublich wichtige Aufgabe sehen sollten. Sie hilft Ihnen dabei jederzeit nachzuvollziehen, was mit dem Geld Ihrer Firma passiert, wie viel Gewinn oder Verlust Sie gemacht haben und zu erkennen, wann rechtzeitige finanzielle Handlungsschritte nötig sind.

Laut § 239 im Handelsgesetzbuch und dem § 146 AO der Abgabenordnung ist die wichtigste Aufgabe der Buchhaltung, alle Geschäftsvorfälle innerhalb Ihrer Firma lückenlos, fortlaufend und in zeitlicher korrekter Abfolge zu erfassen bzw. zu buchen. Die dadurch entstehenden Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Angebote, Stornierungen oder auch Gutschriften müssen außerdem systematisch geordnet und aufbewahrt werden.

Besonders wichtig ist, dass sämtliche Buchungen für finanzielle Geschäftsvorgänge zeitnah und in fortlaufender Nummerierung mit den jeweiligen Belegen hinterlegt werden. Am Ende des Tages muss sich bei einer möglichen Steuerprüfung ein klarer roter Faden durch Ihre Buchhaltung bzw. durch alle Ihre steuerrechtlichen Dokumente ziehen.

Buchungsbelege haben Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Die gute Nachricht ist, dass lediglich die Belege des Jahresabschlusses (wie die Bilanz oder der Lagebericht) im Original aufbewahrt werden müssen. Für alle anderen Belege ist die digitale Aufbewahrung völlig ausreichend. Sie können sich also einen Haufen Papier, Ordner und Platz sparen, wenn Sie auf Digitalisierung setzen.

Kommen wir nun von der Theorie in die Praxis. Passend dazu möchten wir Ihnen nun einige Tipps nennen, wie Sie die Buchhaltung vereinfachen und sich leichter in das Thema einarbeiten können.

Ein extrem wichtiger Tipp, der leider viel zu oft unterschätzt bzw. absichtlich nicht umgesetzt wird. Warum? Weil uns meist einer der beiden Gedanken durch den Kopf geistert:

Am Ende des Tages steht uns also entweder falscher Stolz oder das Gefühl, “lästig zu sein” im Weg. Es hindert uns daran, Menschen nach Unterstützung zu bitten, die sich bereits selbst mit dem gleichen Thema beschäftigt haben und eventuell weiterhelfen können.

Trauen Sie sich also ruhig zu, um Hilfe zu bitten. Bei Bekannten oder Mitarbeitenden nach Unterstützung zu fragen ist überhaupt nichts Verwerfliches. Ganz im Gegenteil. Soziale Beziehungen sind genau dafür da!

Sie werden nicht daran vorbei kommen, sich in die Themen Buchhaltung und Steuern einzuarbeiten. Zumindest sollten Sie sich ein grundlegendes Verständnis dieser Themen aneignen und die für Sie wichtigsten Regelungen auf dem Schirm haben. Das hilft zum einen in der Zusammenarbeit mit einem/einer Steuerberater:in, gibt zum anderen aber auch ein Gefühl von Sicherheit.

Um die wichtigsten Infos und Schritte für die Buchhaltung im Handwerk zu erlernen, empfehlen wir Ihnen, sich jeden Tag 30 Minuten Zeit zu blocken und sich bewusst auf dieses Thema zu konzentrieren. Am besten Morgens vor Beginn der Arbeit. Während dieser Zeit haben wir die meiste Energie und unser Gehirn ist am aufnahmefähigsten.

In den letzten Jahren sind digitale Buchhaltungstools wie Pilze aus dem Boden geschossen. Achten Sie darauf, welche der Angebote für Handwerksbetriebe geeignet sind. Nutzen Sie ihr Netzwerk und fragen bei anderen Handwerksbetrieben nach Erfahrungen. Die Vorteile solcher Tools:

Sobald der Umsatz Ihres Betriebs im Laufe der Zeit steigt, lohnt es sich, eine Fachkraft einzustellen, die das Thema Buchhaltung gelernt hat und für Sie und ihren Handwerksbetrieb übernimmt. Im ersten Moment ist ein:e Mitarbeiter:in natürlich immer mit Kosten verbunden, im zweiten Moment kann eine passende Fachkraft allerdings deutlich mehr Umsatz ermöglichen. Zum besseren Verständnis ein kleines Beispiel:

Aktuell investieren Sie pro Woche 2 Stunden bzw. pro Monat 8 Stunden in die Buchhaltung für Handwerker:innen. Also ein ganzer Arbeitstag, der “verloren” geht.
Sie entscheiden sich nun dazu, eine Fachkraft einzustellen, die die Buchhaltung für Sie übernimmt.
Nun haben Sie pro Monat 8 Stunden mehr Zeit, um einen oder mehrere neue Kunden- und Kundinnenaufträge an Land zu ziehen, die deutlich mehr Gewinn in die Kasse spülen.

Anhand dieses kurzen Beispiels erkennen Sie recht deutlich, dass es sich durchaus lohnen kann, eine:n Mitarbeiter:in für die Buchhaltung einzustellen. Vorausgesetzt, Sie haben bereits ein gewisses Grundkontingent an regelmäßigem Auftragsvolumen und können ihn am Ende des Tages auch bezahlen.

Eine weitere, äußerst spannende Möglichkeit, um sich sehr schnell das nötige Wissen zum Thema Buchhaltung im Handwerk anzueignen sind Seminare und Online-Kurse. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter:innen, die sich genau darauf spezialisieren und Ihnen innerhalb weniger Tage jede Menge nützliche Infos zur Umsetzung an die Hand geben.

Buchhaltung ohne Fehler ist wie Sommer ohne Regen: Wünschenswert, aber fast unmöglich. Seien Sie daher nicht zu streng mit sich selbst. Es ist völlig normal, dass sich immer mal wieder kleinere Fehler bei Buchungen, Bilanzierungen und Belegen einschleichen können. Solche Kleinigkeiten lassen sich allerdings schnell ausbessern und sind auch nicht weiter schlimm (solange sie von Ihnen selbst, Ihrer Fachkraft oder dem/der Steuerberater:in erkannt werden). Allerdings gibt es auch einige größere Fehler, die Sie am besten von Anfang an vermeiden.

Besonders bei kleineren Handwerksbetrieben laufen geschäftliche und private Finanzen oft auf ein gemeinsames Konto. Egal ob Sie ein Kleinbetrieb sind oder nicht. Dafür gibt es zwei sehr wichtige Gründe, das nicht zu tun:

Zugegeben, etwas “auf den letzten Drücker zu erledigen”, ist im ersten Moment kein Fehler. Allerdings baut man völlig automatisch deutlich schneller und häufiger Fehler ein, sobald eine Deadline beim Finanzamt in greifbare Nähe rückt und unnötiger Druck entsteht.

Hören Sie auf Ihre Buchhaltung immer im letzten Moment zu erledigen. Das spart nicht nur Druck und Stress, sondern sorgt gleichzeitig für mehr Sicherheit. Planen Sie einfach fixe Termine pro Woche ein, die für die regelmäßige Buchhaltung gesetzt sind. Mit einem fixen Termin werden Sie sich der Buchhaltung im Handwerk deutlich entspannter widmen können und gleichzeitig zufriedenstellender arbeiten.

Wir hatten es ja bereits weiter oben erwähnt: Dokumente der Buchhaltung müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Warum? Weil jederzeit eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt in ihrem Handwerksbetrieb erfolgen kann. Bei einer Betriebsprüfung werden sämtliche Buchhaltungsdokumente, Kontostände und abgegebene Steuererklärungen genauestens auf Richtigkeit und korrekte Abrechnungen überprüft. Fehlen hier Belege, Gutschriften, Zahlungen oder andere Akten, kann es schnell zu unschönen Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt kommen - egal ob dahinter Absicht vermutet wird oder nicht. Die Folge können Steuernachzahlungen, Steuerschätzungen oder im schlimmsten Fall sogar eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung sein.

Mit unseren Tipps werden Sie es schaffen, etwas mehr Leichtigkeit in das Thema zu bringen und sich deutlich schneller einzuarbeiten. Außerdem liegt die Entscheidung bei Ihnen: Wollen Sie sich jedes Mal aufs Neue über die Buchhaltung im Handwerk aufregen, sobald sie ansteht? Oder akzeptieren Sie sie als äußerst wichtigen betriebswirtschaftlichen Teil, der klaren finanziellen Überblick ermöglicht? Falls Sie sich für Letzteres entscheiden, wird Ihnen die Buchhaltung in Zukunft deutlich leichter fallen, da Sie den Blick auf die positiven Elemente der Bürokratie richten.