BiA-RatgeberSelbstmanagement-Methoden: Mehr Erfolg und Erfüllung im Arbeitsalltag
Erfolgreiche Selbstmanagement-Methoden sind in aller Munde. Und das zu Recht! Wer sich selbst und sein Leben optimal managen kann, wird schneller die eigenen Ziele erreichen und gleichzeitig ein zufriedenes, selbstbestimmtes Leben führen. Damit auch Sie im Handwerk von den zahlreichen Benefits eines erfolgreichen Selbstmanagements profitieren, haben wir diesen Beitrag verfasst. Wir erklären Ihnen nicht nur die genaue Bedeutung und die wichtigsten Vorteile, sondern stellen Ihnen zahlreiche Selbstmanagement-Methoden zur praktischen Anwendung im Handwerk sowie Alltag vor.
Inhaltsverzeichnis
Definition Selbstmanagement I Vorteile von Selbstmanagement I Die besten Selbstmanagement-Methoden I Zusätzliche Tipps
Definition Selbstmanagement: Was ist das eigentlich?
Unter Selbstmanagement verstehen wir einen ganzheitlichen Ansatz, der über den reinen Beruf hinausgeht und auch das Privatleben mit einschließt. In seiner Definition bezieht sich Selbstmanagement daher auf die Fähigkeit, Ihre Zeit, Ressourcen und Prioritäten effektiv zu organisieren und zu verwalten. Es beinhaltet das Setzen von Zielen, das Planen und Priorisieren von Aufgaben, das Strukturieren der einzelnen Wochen und das Schaffen einer effizienten Arbeitsumgebung, um produktiver und motivierter zu sein. Doch auch die Themen Stressmanagement und Ausgeglichenheit spielen eine wichtige Rolle. Ziel ist es, durch Selbstmanagement das eigene berufliche und persönliche Wachstum eigenverantwortlich in die Hand zu nehmen - unabhängig von äußeren Einflüssen. Selbstmanagement erfordert daher Selbstreflexion und Selbstkontrolle, um persönliche Ziele zu erreichen und ein ausgewogenes Leben zu führen. Es kann dazu beitragen, Stress und Überforderung zu reduzieren und das Gefühl von Zufriedenheit, Erfolg und Erfüllung noch stärker in Ihr Leben zu ziehen.
Vorteile von Selbstmanagement-Methoden
Durchdachtes Selbstmanagement bringt jede Menge Vorteile mit sich, die Ihr gesamtes Leben bereichern können. Die wichtigsten Vorteile möchten wir Ihnen nun vorstellen.
Mehr Freizeit
Eine effektive Selbstmanagement-Strategie kann dazu beitragen, dass Sie Ihre begrenzte Arbeitszeit effektiver nutzen und dadurch wieder mehr Freizeit finden. Besonders hervorzuheben wären hierbei eine gut strukturierte Tagesplanung und die richtige Priorisierung Ihrer Aufgaben. Stellen Sie sich vor, Sie könnten von heute auf morgen alle unwichtigen oder unproduktiven Aktivitäten in Ihrem Alltag eliminieren. Was würde dies für einen Unterschied für Sie bewirken? Vermutlich einen Großen. Wie viel mehr Zeit hätten Sie plötzlich für Ihre Hobbys und Interessen - ohne die Handwerksarbeit zu vernachlässigen? Vermutlich sehr viel. Genaueres erklären wir Ihnen dazu bei den einzelnen Selbstmanagement-Methoden.
Weniger Stress
Mehr Freizeit sorgt für weniger Stress und gleichzeitig mehr Wohlbefinden. Vorausgesetzt, Sie nutzen die freigewordene Zeit für Tätigkeiten, die Ihnen Energie schenken. Auch die bereits angesprochene Tagesplanung, regelmäßige Pausenzeiten, erholsamer Schlaf sowie weitere Selbstmanagement-Methoden werden Ihr Stresslevel deutlich reduzieren. Eins können wir Ihnen versprechen: Wenn Sie Ihr Selbstmanagement durch die passenden “Werkzeuge” in den Griff bekommen, werden Sie im Laufe der Zeit viel gelassener und stressresistenter!
Bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit
Für viele Menschen klingt der Slogan “Bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit” wie ein schlechter Werbespot. Immerhin wurden wir bereits im Kindesalter mit der Überzeugung konfrontiert, dass außerordentliche Ergebnisse nur durch besonders lange und besonders harte Arbeit möglich sind. Doch ist das die einzig wahre Realität? Genau hier setzt Selbstmanagement an. Es hilft Ihnen, die Effektivität und Effizienz Ihrer Arbeitsweise zu steigern, um am Ende viel mehr von den wirklich wichtigen Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen. In diesem Moment wird aus “hart arbeiten”. plötzlich “smart arbeiten”.
Selbstmanagement-Tools sorgen für fokussiertes Arbeiten
Selbstmanagement bedeutet nicht nur exzellente Planung und Organisation, sondern auch die Beseitigung von Ablenkungen und Störquellen. Egal ob es sich um den Anruf Ihres besten Freundes, das Aufploppen neuer Mails, dem ständigen Abdriften durch Social Media oder die Störungen eines Kollegen handelt - mit Selbstmanagement lernen Sie, diese Ablenkungen zu eliminieren und auf Knopfdruck in einen hoch fokussierten Arbeitsmodus zu wechseln.
Hohe Motivation
Mangelnde Motivation entsteht in der Regel durch die zwei folgenden Hauptgründen:
Die aktuelle Aufgabe...
- ist ermüdend und bringt keinen Spaß.
- wirkt überfordernd.
An beiden Punkten setzt Selbstmanagement durch bestimmte Methoden an, um die Motivation wieder deutlich zu steigern und die vor Ihnen liegenden To-dos mit mehr Elan erledigen zu können.
Schnelleres Wachstum in allen Bereichen
Was ist die logische Konsequenz von höherer Motivation, mehr Fokus und besseren Ergebnissen in kürzerer Zeit? Ganz klar: schnelleres Wachstum auf allen Ebenen! Sowohl im Beruf als auch im Privatleben. Je besser Sie Ihr Selbstmanagement auf Ihren Handwerksjob und Ihre eigene Persönlichkeit anpassen, umso stärker werden mit der Zeit die einzelnen Zahnräder ineinandergreifen und die persönliche Entwicklung vorantreiben. Dies wiederum wird am Ende des Tages zu mehr Geld, mehr Glück und mehr Selbstachtung führen.
Mehr Zufriedenheit und Gesundheit
Selbstmanagement bedeutet nicht nur mehr Erfolg im Job, sondern gleichzeitig mehr Zufriedenheit und Gesundheit in allen Lebensbereichen. Wie das möglich ist? Indem Sie ganz bewusst wiederkehrende Tätigkeiten einplanen, die Ihr Energielevel und Ihre Gesundheit fördern. Angefangen von regelmäßigen Workouts über längere Spaziergänge an der frischen Luft bis hin zu regelmäßiger gesunder Ernährung ist alles möglich. Hauptsache, es tut Ihnen und Ihrem Körper gut. Denn nur ein gesunder Körper kann langfristig Leistung liefern und macht dauerhaft zufrieden.
Die besten Selbstmanagement-Methoden
Nachdem wir nun ausführlich die wichtigsten Vorteile von Selbstmanagement erklärt haben, möchten wir nun ganz konkret werden und Ihnen einige bewährte Selbstmanagement-Methoden vorstellen.
Ziele setzen mit der SMART-Technik
Die SMART-Zielsetzung ist eine Selbstmanagement-Methode zur Festlegung klarer und spezifischer Ziele, die erreichbar und realistisch sind. Die Abkürzung SMART steht dabei für folgende Worte:
- S = Spezifisch
- M = Messbar
- A = Attraktiv
- R = Realistisch
- T = Terminiert
Durch die Anwendung dieser Kriterien können Ziele klar definiert und effektiver verfolgt werden, was zu besseren und schnelleren Ergebnissen führen kann.
Vielleicht denken Sie sich nun “Was soll ich mir als Handwerker bitte für Ziele setzen?”. Dazu möchten wir Ihnen diese Selbstmanagement-Methode an zwei möglichen Beispielen erklären:
Beispiel Beruf:
Heute werde ich bis 18:00 Uhr (terminiert) mindestens die Hälfte (messbar) des Badbodens mit neuen Fliesen verlegen (realistisch & spezifisch), um den Kunden zufriedenstellen zu können (attraktiv).
Beispiel Privat:
Ich werde jeden Tag (terminiert) 10 Seiten (messbar) in einem Buch über Persönlichkeitsentwicklung lesen und umsetzen (spezifisch), um mich am 31.12.2023 deutlich besser zu fühlen (attraktiv und realistisch).
Wichtig ist bei der Zieldefinition sehr konkret zu werden und nicht nur zu sagen “Ende des Jahres möchte ich mich besser fühlen.”.
ABC-Priorisierung
Vielleicht kennen Sie folgende Situation: Man arbeitet den ganzen Tag vor sich hin, nur um am Ende festzustellen, dass man zwar beschäftigt, aber nicht wirklich produktiv war. Genau hier kommt die ABC-Priorisierung ins Spiel. Sie ist eine hervorragende Möglichkeit, die anstehenden Aufgaben nach Relevanz zu beurteilen. Die Folge: Sie können die wirklich wichtigen Aufgaben identifizieren und anschließend den Großteil Ihrer Aufmerksamkeit genau auf diese Tätigkeiten legen. Dies gilt sowohl für die Weiterentwicklung des eigenen Handwerksbetriebs als auch für die direkte Kundenarbeit.
- A-Priorität (am wichtigsten): Direkt oder indirekt geldwirksame Aufgaben. Zum Beispiel Kundenakquise, Preiserhöhungen oder den fokussierten Abschluss fast fertiger Kundenaufträge, um die finale Rechnung schreiben zu können.
- B-Prioritäten (teilweise wichtig): Strategische Aufgaben, die den Handwerksbetrieb oder das Team langfristig voranbringen. Zum Beispiel interne Arbeitsprozesse optimieren, bessere Werkzeuge bestellen (um die Arbeitsqualität zu steigern), die Kundenkommunikation verbessern, etc.
- C-Prioritäten (eher unwichtig): Organisatorische Aufgaben, die unnötig Zeit fressen und kaum Ertrag bringen.
Wichtig: Die meiste Zeit des Arbeitstages sollten Sie sich auf A-Prioritäten, gefolgt von B-Prioritäten konzentrieren. C-Prioritäten können absolut vernachlässigt werden und sollten nie mehr als maximal 1 Stunde pro Arbeitstag in Beschlag nehmen.
Arbeitsplanung mit Zeitblöcken
Arbeitsplanung mit Zeitblöcken ist ein absoluter Gamechanger (und vielleicht die wichtigste Selbstmanagement-Methode überhaupt)! Doch was meinen wir damit genau? Ganz einfach: Notieren Sie sich alle regelmäßigen Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder monatlich anfallen. Schätzen Sie nun die benötigte Zeit für die jeweilige Aufgabe ein und weisen dieser im Anschluss ein festes, wiederkehrendes Zeitfenster in Ihrem Kalender zu.
Beispiele:
- Jeden Montag & Mittwoch von 13:00 - 13:30 Uhr Mails beantworten
- Täglich von 11:00-12:00 Uhr Kunden zurückrufen
- Jeden Dienstag & Donnerstag von 08:00 - 12:00 Uhr Kundenreparaturen erledigen
- Jeden ersten Freitag im Monat von 14:00 - 17:00 Uhr Buchhaltung
Der Vorteil des Ganzen: Je mehr regelmäßige Aufgaben in Ihrem Selbstmanagement-Kalender stehen, umso weniger Gedanken und Stress müssen Sie sich wöchentlich bzgl. einer effektiven Planung machen. Sie wissen ganz genau, dass ein kurzer Blick in Ihren Kalender genügt, um zu erkennen, welche Aufgaben diese Woche anstehen (und ob zusätzliche freie Zeitfenster für weitere Kundenaufträge verfügbar sind).
Zeitpuffer einplanen
In Handwerkskreisen hört man oft, dass eine akkurate Wochenplanung unmöglich ist. Auf Baustellen oder in Handwerksbetrieben kommt schließlich viel zu oft Ungeplantes dazwischen! Lassen Sie uns ehrlich sein: Auch Ungeplantes lässt sich einplanen - zum Beispiel anhand von Zeitpuffern. Hierzu eine simple Regel
→ Rechnen Sie bei Aufgaben, bei denen es sinnvoll und möglich ist, ca. 30 % Arbeitszeit on Top.
Beispiel: Sie planen für die Lackierung eines Autos zwei Stunden Arbeitszeit ein. Plötzlich sehen Sie eine Delle, die Ihnen bisher nicht aufgefallen ist und die natürlich auch noch repariert werden muss. Was passiert? Es entsteht Stress, da der Kunde in drei Stunden vorbeikommt, um das Auto abzuholen. Hätten Sie von Anfang an eine Stunde länger eingeplant, wäre noch ausreichend Zeit für die Reparatur gewesen
Pausen einplanen und sinnvoll nutzen
“Ach, ich brauche keine Pausen!” - Ein weiterer Satz, den man immer wieder zu hören bekommt. Dabei sind regelmäßige Pausen von großer Bedeutung für ein erfolgreiches Selbstmanagement und für die Erhaltung der körperlichen sowie geistigen Gesundheit. Wenn Sie abends nach getaner Arbeit völlig platt und schlecht gelaunt auf der Couch liegen, ist dies ein starkes Anzeichen für zu wenig Pausen. Regelmäßige Auszeiten helfen Ihnen dabei, Stress abzubauen, die Konzentration zu verbessern, die Produktivität zu steigern und das Risiko von Verletzungen und Unfällen zu verringern. Durch Pausen werden außerdem die eigenen Batterien aufgeladen, um die Arbeit mit frischer Energie und Motivation fortzusetzen.
Unsere Pausen-Empfehlung:
- 1 x pro Tag, eine große Pause von min. 60 Minuten
- Alle 55 Minuten eine Mini-Pause von jeweils 5 Minuten
Wichtig ist übrigens nicht nur, dass sie Pausen machen, sondern wie Sie diese Pausen am Ende gestalten. Wenn man während der Pause drei Leberkässemmeln isst, nonstop am Smartphone hängt und dazu noch Nachrichten oder Social Media konsumiert, wird man im Anschluss müder sein als zuvor.
Eine energiespendende Auszeit sollte deshalb aus einem oder mehreren der folgenden Bestandteile bestehen:
- Etwas Bewegung an der frischen Luft
- Ein kurzer Powernap (bei Müdigkeit)
- Eine gesunde Mahlzeit
- Viel Wasser trinken
- Smartphone stark reduzieren
Gezielt Stress reduzieren
Wer sich und seine Arbeit gut managen kann, hat gleichzeitig deutlich weniger Stress. Dennoch kann es trotz gutem Selbstmanagement manchmal vorkommen, dass einem die Arbeit oder das Privatleben über den Kopf steigt.
In stark belastenden Situation neigt man leider dazu, das erarbeitete Selbstmanagement plötzlich über Bord zu werfen und in alte hektische bzw. chaotische Muster zurückzufallen.
Daher nun drei kurze Quick-Tipps, um in akuten Stresssituationen schnell gegensteuern zu können:
- Atemübung.
- Spazieren an der frischen Luft: gemütlich und nicht hektisch.
- Blitz-Entspannung: Alle Körpermuskeln (Gesicht, Hände, Arme, Beine, Bauch, etc.) gleichzeitig stark anspannen. Die Anspannung 5-10 Sekunden halten und die Anspannung auf einen Schlag in allen Muskeln wieder loslassen.
Bewusst Freizeit einplanen
Vor lauter Workload vergessen wir oft uns selbst. Wir vergessen die Dinge, die uns außerhalb der Arbeit extrem viel Freude, Gelassenheit und Zufriedenheit schenken. Umso wichtiger ist es, auch für diese Aktivitäten regelmäßige, wiederkehrende Zeitblöcke in Ihrem Selbstmanagement-Kalender einzuplanen. Zum Beispiel:
- Jeden Montag, Mittwoch & Freitag um 19:00 Uhr 5 Kilometer laufen.
- Jeden zweiten Donnerstag im Monat um 20:00 Uhr ein Treffen mit dem besten Freund.
- Jeden Samstagabend ins Kino gehen.
Nur wenn wir uns, unsere Bedürfnisse und unsere Vorlieben außerhalb der Arbeit wirklich wertschätzen und sie Ernst nehmen, können wir langfristig leistungsfähig bleiben. Vergessen wir uns dagegen vor lauter Arbeit selbst, bleibt langfristig auch alles andere auf der Strecke.
Den Schlaf verbessern
Der Schlaf ist das wichtigste Drittel unseres Lebens, trotzdem behandeln ihn die meisten Menschen sehr stiefmütterlich und sehen ihn sogar als lästig an. Dabei ist ein erholsamer Schlaf der größte Taktgeber für höhere Motivation, bessere Laune, mehr Energie und eine gesteigerte Konzentrationsfähigkeit. Alles Dinge, die wir während der Arbeit als Handwerker, aber auch im Privatleben dringend benötigen. Warum den Schlaf also weiterhin vernachlässigen?
Passend dazu haben wir sechs Selbstmanagement-Regeln, die Ihren Schlaf nachhaltig verbessern werden:
- Die letzte Mahlzeit drei Stunden vor dem Schlafen. Damit der Körper nachts nicht mit Verdauen, sondern mit Erholen beschäftigt ist.
- Kein Alkohol vor dem Schlafen. Alkohol ist noch schlechter verdaulich als Lebensmittel und bleibt viel länger im Magen.
- Immer zur gleichen Zeit ins Bett gehen und auch zur gleichen Zeit aufstehen.
- Mindestens eine Stunde vor dem Schlafen auf Displays verzichten (TV, Smartphone, Tablet, etc.). Displaylicht blockiert die Ausschüttung des Schlafhormons Melatonin.
- Schlafzimmer komplett abdunkeln. Auch Straßenlicht behindert die Melatoninausschüttung.
- Das Schlafzimmer sollte komplett ruhig sein. Selbst kleine Geräusche können uns für wenige Sekunden nachts aufwecken und während der Tiefschlafphasen stören (ohne, dass wir es bewusst merken).
Zusätzliche Tipps zum Selbstmanagement
Wir hoffen, dass Ihnen unsere Selbstmanagement-Methoden bereits weiterhelfen konnten. Zum Schluss des Beitrags haben wir noch ein paar weitere wichtige Tipps zur Umsetzung der einzelnen Selbstmanagement-Tools für Sie.
Geduld mitbringen
Selbstmanagement funktioniert nicht von heute auf morgen. Es braucht Zeit, sich hineinzufinden und ein Selbstmanagement-System aufzusetzen, das zu den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen passt. Seien Sie daher geduldig mit sich selbst und nicht zu streng. Oft dauert es Wochen oder Monate, bis man einen ausgefeilten Selbstmanagement-Prozess für sich ausgetüftelt hat.
Dennoch können Sie bereits nach den ersten kleineren Anpassungen innerhalb weniger Tage starke Verbesserungen erkennen. Sowohl im beruflichen Arbeitsalltag als auch in Ihrem Privatleben. Wenn Sie anschließend Schritt für Schritt weiter optimieren, werden sich langsam, aber sicher immer stärkere positive Effekte bemerkbar machen.
Selbstmanagement ist nie “fertig” & immer individuell
Selbst wenn Sie ein optimales Selbstmanagement-System für sich gefunden haben, bedeutet dies noch lange nicht, dass es auch in 12 Monaten genauso perfekt laufen wird wie heute.
Innere und äußere Umstände sind immer im Wandel, daher muss auch das eigene Selbstmanagement regelmäßig an das aktuelle Leben angepasst werden. Bestes Beispiel: Man bekommt ein Kind. Oder man wechselt den Arbeitsplatz. Oder man findet einen neuen Partner. All dies sind Ereignisse im Leben, die eine Anpassung der eigenen Selbstmanagement-Methoden nötig machen.
Versuchen Sie daher, Ihr Selbstmanagement-System als ein lebenslanges Puzzle zu sehen. Ein Puzzle, bei dem immer mal wieder ein Teil nicht passt und dafür ein anderes eingesetzt werden muss.
Selbstmanagement-Methoden funktionieren auch bei chaotischen Menschen
“Ich bin von Haus aus chaotisch! Dinge wie Struktur, Planung und Organisation funktionieren bei mir nicht richtig!”
Ja, es gibt Menschen, die sich von einer zu strengen Planung eingeengt fühlen und einfach etwas mehr Freiraum bei ihrer Organisation benötigen. Dies heißt aber nicht, dass Selbstmanagement-Methoden nicht bei Ihnen funktionieren können. Sollten Sie sich zu diesen Menschen zählen, geht es vielmehr darum, ein “strukturiertes Chaos” zu schaffen. Heißt:
- Auf der einen Seite genügend Freiraum lassen.
- Auf der anderen Seite ein paar wenige wöchentliche Zeitfenster für wichtige Aufgaben definieren, die sonst ohne Planung immer wieder verschoben werden.